Entenda como reduzir o uso de papel nas formalizações de processos administrativos.
O Decreto N° 8.539 de 08/10/2015 instituiu que todos os órgãos e as entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional deveriam adotar o uso do meio eletrônico para a formalização do processo administrativo.
E, nesse sentido, procurando ainda ampliar o alcance das ações eletrônicas expostas no decreto, o IFTM por meio da Portaria Normativa nº 002 de 29/12/2017 estabeleceu a obrigatoriedade da abertura, formalização e tramitação de processos e documentos oficiais (despacho, ofício, ofício circular, memorando, memorando circular, entre diversos outros), exclusivamente, por meio eletrônico, a partir do dia 01/01/2018.
Foram criados dois módulos do Sistema Integrado de Gestão do IFTM (ERP – IFTM), que já se comunica com outros módulos em funcionamento e se comunicará com outros em desenvolvimento. Futuramente, quando estes e outros módulos estiverem em pleno funcionamento, serão disponibilizadas informações, de amplo e fácil acesso, aos gestores e servidores do IFTM, para tomada de decisões.
O DOCS, Módulo Administrativo de elaboração, cadastramento, protocolo, assinatura e tramitação de documentos oficiais eletrônicos do IFTM, foi desenvolvido para que todos os servidores, gestores e membros das equipes dos setores de Protocolo/Gestão de documentos do IFTM possam registrar e buscar informações referentes aos documentos institucionais
O PEI, Módulo Administrativo de abertura, tramitação, gestão e arquivamento dos processos eletrônicos do IFTM, foi desenvolvido para que todos os servidores, gestores e membros das equipes de dos setores de Protocolo / Gestão de documentos do IFTM possam registrar e buscar informações referentes aos processos administrativos.
Todo este conjunto de mudanças foi chamado de “Papel Zero”, uma vez que o que se busca é, no futuro, reduzir ao mínimo necessário as impressões em papel. Neste primeiro passo o programa já trouxe modernização e considerável economicidade para o serviço público, mais facilidade e dinamismo para os servidores, com a tramitação instantânea de processos entre unidades, e também ganhos para a natureza, com a redução/extinção do uso de papel.
Para fins de implementação deste programa, então, o seguinte foi definido:
Visando sanar algumas dúvidas que frequentemente acometem os servidores, seguem abaixo algumas das “perguntas frequentes” referentes ao projeto “Papel Zero”; em caso de outras dúvidas procure o setor de protocolo da sua unidade.
É um projeto que busca aperfeiçoar a gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos no âmbito do IFTM; além de atender o estabelecido no Decreto nº 8.539 de 08/10/15, sobre a tramitação de processos eletrônicos, o projeto papel zero permite ainda a elaboração, edição, assinatura e trâmite de documentos. Os sistemas que permitem a implantação do projeto proporcionam a visualização simultânea de várias unidades em um mesmo processo, ainda que distantes fisicamente, reduzindo assim o tempo e custo de realização das atividades.
Os processos iniciados em suporte “físicos” continuarão sua tramitação normalmente em via física, mas terão os seus trâmites registrados normalmente no PEI (antigo protocolo). Somente os processos abertos a partir de 01/01/2018 devem ser criados, editados e tramitados exclusivamente por meio do módulo PEI. Os documentos que serão elaborados para compor estes processos físicos (como despachos, memorandos, etc.), se após 01/01/2018, deverão ser obrigatoriamente elaborados e assinados digitalmente via DOCs, posteriormente impressos e anexados ao processo físico. Estes documentos eletrônicos que comporão processos físicos NÃO devem ser tramitados eletronicamente.
Todos os responsáveis pelos setores de protocolo e arquivo das unidades tiveram treinamento para serem multiplicadores do conhecimento dos módulos, assim como mais um servidor indicado pela Direção Geral de cada unidade. Além disso, vários servidores foram capacitados “in loco” pela PROAD em todas as unidades do IFTM, em um treinamento ocorrido em dezembro/2017 que foi aberto para todos. Dessa forma, sugerimos que procure os respectivos setores para eventuais dúvidas. É possível também fazer o treinamento por meio do link: https://treinamento2virtualif.iftm.edu.br/VRTL/ com usuário e senha do Virtual IF e, ainda, acessar os tutorais disponíveis na tela de início de ambos os módulos.
Para acessar os módulos, o servidor deverá seguir os seguintes passos:
Acessar o módulo DOCS, clicar no menu lateral Criar Documentos > Elaborar Documentos, preencher os campos que são solicitados, passando por 6 etapas
IMPORTANTE: Enquanto o documento não for FINALIZADO (botão 'Finalizar') ele permanece sendo um RASCUNHO e pode ser editado pelo autor. Depois de finalizado o documento passa para a situação AGUARDANDO ASSINATURA e suas informações NÃO PODEM SER EDITADAS.
Somente se pode excluir um documento se a sua situação for RASCUNHO. Para isso você deve clicar no menu lateral Criar Documentos > Elaborar Documentos, clicar em “Pesquisar” na parte superior da tela e clicar no documento com o status RASCUNHO a ser excluído; o documento irá abrir e deve-se clicar em “Excluir”.
Não é possível a retirada de um anexo do documento digital assinado e finalizado.
Acessar o módulo DOCS, clicar no menu lateral Assinar Documento > Assinar Documentos, a tela de pesquisa aparecerá padronizada com a situação “Aguardando assinatura”, clique em “Assinar” e será aberto o documento a ser assinado. Você pode navegar nas diversas abas do documento; você pode clicar em “Avançar” ou clicar diretamente na aba “Assinaturas”. Para assinar, o servidor deverá utilizar a senha do VirtualIF no campo 'Assinar c/ senha'. Após informar a senha basta clicar em 'Assinar'. É respeitada a hierarquia de funções para as assinaturas
IMPORTANTE: Caso o servidor não concorde com o conteúdo do documento ele poderá revertê- lo. O botão 'Reverter' faz com que o documento volte a ser um RASCUNHO, e assim volte a ser editável pelo autor, que poderá consultar no menu lateral Criar Documentos > Elaborar Documentos, clicar em “Pesquisar” na parte superior da tela. Lembrando que o servidor só poderá reverter um documento caso ele ainda não o tenha assinado. Quando a reversão ocorrer, todas as assinaturas que por ventura tiverem sido efetivadas deixarão de existir, para que uma nova versão do documento seja encaminhada a todos os assinantes.
Não. Somente se o documento foi salvo na elaboração deste.
Verificar se o documento foi assinado por todos designados na elaboração deste, já que a numeração, data e algumas outras informações somente serão inseridas, automaticamente pelo sistema, quando da última assinatura no documento.
Sim, o documento não é tramitado automaticamente (até porque ao invés de tramitá-lo você pode anexá-lo a um processo, ou simplesmente “deixá-lo pronto”). Assim, o responsável pela tramitação é o remetente que é informado no início da elaboração do documento.
Por exemplo: se foi informado alguma pró-reitoria/direção geral, somente o responsável por aquele setor é quem poderá tramitar o documento assinado.
Para tramitar, deve-se acessar o módulo DOCS, clicar no menu lateral Tramitar Documento > Tramitar Documentos, selecionar na tela de pesquisa a situação “Aguardando tramitação”, localizar o documento assinado e clicar em “Visualizar”. Clicar em “Avançar” ou clicar diretamente na aba “Tramitações”, nessa tela teremos alguns casos:
Para visualizar um documento por você elaborado e já assinado, no módulo DOCS, você deve clicar no menu lateral Tramitar Documento > Tramitar Documentos, selecionar uma situação para o documento e clicar em “Visualizar”. Você pode ir à aba “Tramitações”, e na parte posterior da tela existe a opção “Anexar ao processo”, digitando o número do processo digital e clicando em “Incluir”. Não é necessário fazer a operação de tramitação do DOCS, porém precisa realizar a tramitação do processo no módulo PEI ao setor de destino.
Verificar no PEI se o processo encontra-se no seu setor (com a situação “aguardando saída / decisão), já que apenas nesta situação é permitida a anexação de documentos. Se não, dar entrada no processo e repetir o processo da tramitação no DOCS.
Para tal, é necessário cadastrar um novo documento no módulo DOCS. Para fazê-lo, deve-se clicar no menu lateral Criar Documentos > Cadastrar Documentos externos ao sistema, preencher os campos que são solicitados, passando por 6 etapas.
Posteriormente, clicar no menu lateral Tramitar Documento > Tramitar Documentos, selecionar a situação “Aguardando Tramitação” , localizar o documento, clicar em “Visualizar”, ir na aba “Tramitações” e na parte posterior da tela existe a opção “Anexar ao processo”. Aí você deve digitar o número do processo digital e clicar em “Incluir”, não sendo necessário fazer a operação de tramitação do DOCS.
Você deve acessar o módulo PEI, buscar no menu a opção “tramitação” e fazer a seleção desejada; depois de localizado o processo a ser consultado, clique no botão “histórico de tramitação” para buscar as informações disponíveis, como o setor em que o processo está no momento, qual a sua situação, bem como todos os documentos OSTENSIVOS a ele anexados, se for digital. Caso tenha algum documento que não consiga abrir é porque o grau de sigilo do documento foi classificado pelo autor como PESSOAL e somente se foi endereçado ao setor em que está vinculado é que conseguirá visualizá-lo.
A definição de documentos pessoais segue as orientações da LAI – Lei de Acesso a Informação (inciso IV do artigo 4° da Lei n° 12.527/11), do Decreto nº 7.724/12 que regula a LAI, do Manual de Aplicação da Lei de Acesso à Informação da CGU, que é referência sobre o assunto, e finalmente da Norma Operacional 01/2017 do IFTM que está de acordo com a legislação vigente. Assim, exemplos de documentos pessoais são:
Sim, e o documento elaborado no DOCS bem como seus anexos somente serão visíveis se o processo estiver no setor, ou seja, se o servidor der “entrada” no processo no módulo PEI. E quando o processo possui grau de sigilo ostensivo com documentos digitais pessoais, somente as pessoas lotadas diretamente no setor do destinatário é que poderão visualizar os documentos.
Elaborar um memorando via módulo DOCS, solicitando a abertura, incluindo os anexos, se necessários, e tramitar para o setor de protocolo da sua unidade.
Esta operação somente pode ser realizada por “desentranhamento de documentos”. Para isso você deve elaborar um despacho via módulo DOCS, justificando o motivo do desentranhamento e colocando todas as assinaturas do documento inicial, neste novo despacho, para dar ciência aos assinantes. Após este procedimento você deve anexar o despacho no processo digital e, assim, movimentá-lo via PEI para o Setor de Protocolo da sua unidade, que tomará as providências.
O grau de sigilo de um documento / processo poderá ser alterado apenas pelas autoridades competentes, conforme Norma Operacional IFTM nº 01 de 05/05/17, ou pelos setores de protocolo das suas unidades. Esta alteração deve ser devidamente justificada e criticamente analisada, pois a atribuição de grau de sigilo é de responsabilidade de quem elaborou o documento / processo.
Entrar em contato com o Setor de Protocolo da Reitoria. Telefone: (34) 3326-1140 ou protocolo@iftm.edu.br ou gestaodedocumentos@iftm.edu.br. Falar com Cecília Coelho ou Caio Resende
Entrar em contato com o Setor de Protocolo da Reitoria. Telefone: (34) 3326-1140 ou protocolo@iftm.edu.br ou gestaodedocumentos@iftm.edu.br. Falar com Cecília Coelho ou Caio Resende
Você deve colocar as pessoas interessadas no documento que está sendo elaborado. Os Interessados podem ser do tipo SETOR, SERVIDOR, EXTERNO e ÓRGÃO COLEGIADO. Após a escolha do(s) interessado(s), clicar em “Incluir”. Se for mais de um, deve-se repetir esse procedimento, após finalizar basta clicar em 'Salvar e continuar' para prosseguir para a próxima etapa.
Abra um STI, solicitando a correção. Você deve apresentar o máximo de informações possíveis para facilitar o trabalho da equipe de TI, tais como print das telas, número do processo ou documento que apresentou inconsistência, tela / aba em que ocorreu, etc. Para abrir o STI você deve clicar, dentro do VirtualIF, no segundo botão do cabeçalho “Serviços de T. I.”, ir no menu “Chamados”, “Abrir Chamado” e preencher as informações solicitadas.
Com certeza. O sistema está em fase de implantação, mas modificações que facilitem o trabalho dos servidores serão muito bem vindas. Assim, solicitamos que estas sejam devidamente embasadas e justificadas, e sejam encaminhadas à PROAD para análise, no e-mail proad@iftm.edu.br. A equipe da PROAD, juntamente às outras equipes responsáveis pela implementação do sistema discutirão a proposta e avaliarão a possibilidade da implementação, a prioridade desta, mediante as outras propostas, etc.
Na teoria, nenhum trâmite mudou. A diferença é que os trâmites que eram feitos via papel deverão ser feitos de maneira digital. O IFTM, mediante a implantação destes módulos, objetiva reduzir ao máximo as impressões; assim, todas as situações em que se puder evitar a impressão, com a utilização dos citados módulos, devem ser feitas.
Em teoria, qualquer extensão de arquivo poderia ser “anexada” a um documento ou processo. Entretanto, visando a integração dos módulos DOCS e PEI a outros sistemas que já trabalham de maneira eletrônica, tomou-se a decisão de que apenas as extensões “.pdf” serão aceitas a partir de 06/03/2018. Após o trabalho de integração supramencionado, outras extensões poderão ser novamente permitidas.
Decreto nº 8539 de 8/10/15 - Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.
Portaria Normativa nº 002 de 29/12/2017 - Estabelece a obrigatoriedade da abertura, formalização e tramitação de processos e documentos oficiais no âmbito do IFTM.
Norma Operacional IFTM nº 01 de 05/05/17 - Dispõe sobre procedimentos de protocolo e arquivo do IFTM.
Lei N° 8.159, de janeiro de 1991 - Política Nacional de arquivos públicos e privados.
Decreto N° 4.073 de janeiro de 2002 - Regulamenta Política Nacional de arquivos públicos e privados.
Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso à Informação.
Decreto 7724, de 16 de maio de 2012 - Decreto que regulamenta a Lei de Acesso à Informação.
Portaria Interministerial MJ/MP nº 1677 de 7/10/15 - Define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo.
Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013 - Institui Normas sobre manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das IES.
Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013 - Estabelece a obrigatoriedade do Código de Classificação e Tabela de Temporalidade.
Portaria nº 92 de 23 de setembro de 2011 - Aprova o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Atividades-fim dos IFES.
Resolução nº 14 do CONARQ - Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Atividades-meio.
Portaria nº 1042 de 17/08/12 - Manual de Gestão de Documentos.
