ALTERAÇÃO DO REGULAMENTO DO AUXÍLIO ENSINO, PESQUISA E EXTENSÃO DO IFTM

Art. 1º O anexo da Resolução IFTM nº 163 de 30 de junho de 2021, passa a vigorar com as seguintes alterações:

“Art. 5º  Não serão permitidas despesas efetuadas fora do prazo previsto no edital e da disponibilidade financeira e orçamentária, ainda que previstas no Plano de Trabalho ou orçadas anteriormente. Fica o servidor obrigado a ressarcir ao IFTM ou a fonte financiadora de projetos externos, todos os valores pagos indevidamente.” (NR)

“Parágrafo único. Poderá ocorrer prorrogação do prazo previsto no edital mediante justificativa fundamentada e posterior análise e aprovação da Pró-reitoria competente.” (NR)

“Art. 7º  .......................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

§ 3º O servidor que tiver sua prestação de contas final rejeitada e/ou não concluir o projeto (sem justa causa) ficará impedido de participar de qualquer edital aberto pela Pró-reitoria de Ensino (PROEN), Pró-reitoria de Extensão (PROEXT) e Pró-reitoria de Pesquisa, Pós-graduação e Inovação (PROPI), deste Instituto até a regularização da mesma.” (NR)

“Art. 8º  .......................................................................................................................................

§1º  Os orçamentos (cotações de preços) feitos, se pessoa jurídica, deverão constar:

.....................................................................................................................................................

III - descrição do material, bem ou serviço;

.....................................................................................................................................................

VI - assinatura do representante da empresa, quando orçamento não eletrônico.

§ 2º Os orçamentos (cotações de preços) feitos, se pessoa física, deverão constar:

.....................................................................................................................................................III - descrição do serviço;

.....................................................................................................................................................VI - assinatura do prestador de serviço.

§ 3º Nos casos de orçamentos (cotações de preços) recebidos por e-mail, deverá ser apresentada cópia do e-mail e dispensa-se assinatura.

§ 4º Os orçamentos (cotações de preços) deverão observar a validade definida pelo fornecedor, de modo a não comprometer a aquisição/contratação.

§ 5º Nos casos de orçamentos (cotações de preços) da internet,  é necessário apresentar o PDF gerado da página, contendo: produto/serviço, quantitativo, preço, data, frete (se houver), CNPJ, identificação da empresa e endereço eletrônico pesquisado (link do site).” (NR)

“Art. 9º  .......................................................................................................................................

Parágrafo único.  Nos casos de despesas referentes à aquisição de materiais, de equipamentos ou de gêneros alimentícios ou contratação de serviços que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, ou seja, quando não houver viabilidade de competição, conforme artigo 17 da Lei n. 14.133/21, os três orçamentos poderão ser substituídos por uma única cotação e apresentação de justificativa fundamentada emitida pelo coordenador(a) do projeto, acompanhada de documentação comprobatória da exclusividade ou do motivo de apenas este fornecedor atender à demanda.” (NR)

“Art. 10.  Os documentos fiscais hábeis, entendidos como tal: notas fiscais e bilhete de passagem rodoviária e/ou aérea, deverão ser emitidos em nome e CPF o (a) coordenador (a) do projeto.” (NR)

“Parágrafo Único. No caso de prestadores de serviços (pessoa física) a nota fiscal eletrônica poderá ser substituída por recibo somente se a legislação municipal não exigir a emissão de nota fiscal, sendo que o recibo deverá ser acompanhado da justificativa pelo(a) coordenador(a).” (NR)

“Art. 12º Despesas de custeio são despesas relativas à aquisição de material de consumo, à serviços de terceiros (pessoa física ou jurídica) e ao pagamento de diárias e passagens. São exemplos de despesas de custeio:” (NR)

“Art. 15.  A Instituição deve garantir a utilização/disponibilidade dos bens adquiridos no Plano de Trabalho pelo servidor, durante todo o período previsto no edital, ou a quem este delegar ou sucedê-lo.” (NR)

“Art. 16. Toda e qualquer redistribuição que se pretenda dar ao bem, nas hipóteses de conclusão antecipada ou interrupção do projeto, de utilização imprevista ou de alteração do Campus de execução, deverá ser comunicada formalmente pelo servidor à coordenação de ensino/pesquisa/extensão do Campus, que decidirá por sua autorização ou não e ao setor de almoxarifado/patrimônio se o bem já tiver sido incorporado, para conhecimento e providências, conforme o caso.” (NR)

“Art. 18. Em caso de roubo, furto ou dano dos bens adquiridos com o auxílio, produzido por força maior, o(a) servidor(a) formalizará a ocorrência policial (Boletim de Ocorrência), e em caso de ocorrer antes da incorporação do bem, constar o registro no relatório de prestação de contas; em caso de ocorrer após a incorporação do bem, o(a) servidor(a) deve comunicar o fato ao Setor de Patrimônio da Unidade a que for lotado, que adotará providências na forma da legislação e normativas internas vigentes.”(NR)

“Art. 19.  Ocorrendo a aquisição de material permanente, bem como materiais de consumo não utilizados e adquiridos com os recursos destinados ao projeto de ensino, pesquisa ou extensão, o coordenador(a) do projeto deverá dirigir-se ao setor de almoxarifado da unidade  (Campus ou Reitoria) de execução do projeto, para as providências de doação e patrimoniamento, no prazo de até 15 (quinze) dias de antecedência ao encerramento do exercício fiscal.” (NR)

“Parágrafo único. Quanto aos procedimentos de incorporação dos bens ao patrimônio do Campus, orienta-se que uma cópia dos documentos fiscais constantes do artigo 10 e o Termo de Doação deverão ser juntados aos autos do processo de pagamento do auxílio financeiro e posteriormente à incorporação do patrimônio do Campus, o processo deverá ser tramitado para o setor de contabilidade para que se promova a reclassificação da despesa.” (NR)

“Art. 20 - A.  Os procedimentos de doação com a incorporação ao estoque e ou ao patrimônio da instituição, são:

§1º Encaminhamento do Termo de Doação ao setor de Almoxarifado da unidade;

§2º O Termo de Doação deverá ser preenchido pelo(a) Coordenador(a) do Projeto, contendo o número do edital, o título do projeto e o nome do(a) servidor(a), com a relação dos materiais adquiridos no projeto, mencionando as unidades e quantidades, valor unitário e total, número da Nota Fiscal, e, no caso de bens permanentes, indicar o local (sala, bloco, laboratório) em que o(s) bem(s) ficará(ão) e o nome do servidor responsável pelo Termo;

§3º Anexar a(s) Nota Fiscal(is) e/ou equivalente, em PDF ao Termo de Doação;

§4º A(s) nota(s) fiscal(is) equivalente deve descrever apenas material de consumo ou material permanente, não sendo permitida a existência de material de consumo e permanente no mesmo documento fiscal;

§5º Para os casos de importação de equipamentos, é necessária a comprovação dos valores referente aos bens importados (por meio de contrato de câmbio ou fatura do cartão de crédito ou declaração de importação);

§6º O Termo de Responsabilidade patrimonial, no caso de bens permanentes, deverá ser assinado pelo servidor que assumirá a responsabilidade funcional sobre bem ou conjunto de bens móveis permanentes do IFTM, cujo nome deve ser indicado no Termo de Doação;” (NR)

“Parágrafo único: No caso de bens permanentes, após incorporação ao Patrimônio e recebimento do Termo de Responsabilidade, o mesmo deve ser anexado ao processo de prestação de contas.” (NR)

“Art. 20 - B. A entrega do material será no almoxarifado, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, desse modo, o destino do material se fará nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será no Almoxarifado, vide I.N. nº 205, de 1988 – SEDAP.” (NR)

“Art. 25. A apresentação de toda documentação para encerramento do projeto, deverá ser feita conforme prazo definido no edital, constando os seguintes formulários e documentos:” (NR)

“I - Relatório Técnico e Formulário de Prestação de Contas com a relação de materiais, bens ou serviços, acompanhados do termo de cessão e/ou doação e, respectivas, notas fiscais, recibos e guias de recolhimento de tributos em ordem crescente quanto às datas de execução.” (NR)

“Art. 30 - A. Toda e qualquer divulgação do projeto financiado pelo IFTM ou com fomento por ele administrado, bem como seus produtos, apresentação de trabalhos, publicação científica, deverão conter indicação da ação efetuada pelo IFTM, considerando a importância do registro, reconhecimento e publicidade do apoio institucional e destinação de recursos aos projetos de ensino, pesquisa e extensão.” (NR)

Art. 2º  Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, justificando-se, para fins de  atendimento ao Decreto 10.139/2019, a questão de urgência se trata de motivação para a solicitação de análise e apreciação da norma, em decorrência da dificuldade no processo de prestação de contas, principalmente em compras realizadas eletronicamente.

Sugiro incluir, após o § 3º do art. 7º, um parágrafo disciplinando expressamente qual(is) autoriade(s) será(ão) responsáveis por analisar as justificativas apresentadas pelo servidor a fim de certificar a ocorrência de justa causa para fins do § 3º.

Tal sugestão visa dar mais segurança à aplicação da norma pois, havendo a necessidade de se apreciar as justificativas para ver se estas se enquadram ou não como justa causa, já se saberá de antemão a quem caberá esta responsabilidade.

Sugiro incluir um parágrafo no art. 19 explicando de forma objetiva o que é o exercício fiscal de que trata o caput.

Justifico essa sugestão no sentido de que, embora o termo exercício fiscal seja comum para os servidores que atuam nas áreas administrativas, não é muito comum aos servidores que atuam nas áreas objeto do regulamento (ensino, pesquisa e extensão). Então, definir objetivamente o que é o exercício fiscal facilitará a aplicação da norma.

Sugiro incluir um artigo dispondo sobre a revogação do inciso II do art. 25 do anexo da Resolução IFTM nº 163 de 30 de junho de 2021 pois, com a alteração a ser feita, o Relatório Técnico e Formulário de Prestação de Contas serão agrupados no inciso I, de modo que o inciso II perderá sua aplicabilidade.

Sugiro acrescentar que a prestação de contas deve ser apresentada  ao setor competente de cada edital via docs (virtualif  e/ou PEI) ou algum software/site/campo/programa/repositório  especificamente destinado a prestação de contas . 

Atualmente a prestação de contas é efetuada via email. Tal prestação de contas, pode acarretar diversos problemas (email em duplicidade, prestação de contas errada, documentos em duplicidade, email deletado por falta de espaço, email perdido no tempo da prestação, confusão de email enviado e email recebido, etc) 

Casos omissos ou que não poderão ser apresentados via docs devem ser justificados e analisados pela pró reitoria. 

Sugiro retirar do texto a efetiva necessidade de adicionar observações especificas relativas ao edital em notas fiscais, uma vez que, compras efetuadas através da internet nem sempre permitem a adição de dados extas na nota. 

Art. 1º O anexo da Resolução IFTM nº 163 de 30 de junho de 2021, passa a vigorar com as seguintes alterações:

“Art. 5º  Não serão permitidas despesas efetuadas fora do prazo previsto no edital e da disponibilidade financeira e orçamentária, ainda que previstas no Plano de Trabalho ou orçadas anteriormente. Fica o servidor obrigado a ressarcir ao IFTM ou a fonte financiadora de projetos externos, todos os valores pagos indevidamente.

Parágrafo único. Poderá ocorrer prorrogação do prazo previsto no edital mediante justificativa fundamentada e posterior análise e aprovação da Pró-reitoria competente.” (NR)

“Art. 7º  .......................................................................................................................................

.....................................................................................................................................................

§ 3º O servidor que tiver sua prestação de contas final rejeitada pela Pró-reitora competente e/ou não concluir o projeto (sem justificativa) ficará impedido de participar de qualquer edital aberto pela Pró-reitoria de Ensino (PROEN), Pró-reitoria de Extensão (PROEXT) e Pró-reitoria de Pesquisa, Pós-graduação e Inovação (PROPI), deste Instituto até a regularização da mesma.

§ 4º A análise da prestação de contas e das justificativas apresentadas pelo servidor será realizada pela Pró-reitoria competente.” (NR)

“Art. 8º  .......................................................................................................................................

§1º  Os orçamentos (cotações de preços) feitos, quando obtidos junto a pessoa jurídica, deverão constar:

.....................................................................................................................................................

III - descrição do material, bem ou serviço;

.....................................................................................................................................................

VI - assinatura do representante da empresa, quando orçamento não eletrônico.

§ 2º Os orçamentos (cotações de preços) feitos, quando obtidos junto a pessoa física, deverão constar:

.....................................................................................................................................................VI - assinatura do prestador de serviço.

§ 3º Nos casos de orçamentos (cotações de preços) recebidos por e-mail, deverá ser apresentada cópia do e-mail de envio do orçamento, ficando dispensadas as assinaturas de que tratam os incisos VI do § 2º e VI do § 1º.

§ 4º Os orçamentos (cotações de preços) deverão observar a validade definida pelo fornecedor, de modo a não comprometer a aquisição/contratação.

§ 5º Nos casos de orçamentos (cotações de preços) da internet,  é necessário apresentar o PDF gerado da página, contendo: produto/serviço, quantitativo, preço, data, frete (se houver), CNPJ, identificação da empresa e endereço eletrônico pesquisado (link do site).” (NR)

“Art. 9º  .......................................................................................................................................

Parágrafo único.  Nos casos de despesas referentes à aquisição de materiais, de equipamentos ou de gêneros alimentícios ou contratação de serviços que só possam ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, ou seja, quando não houver viabilidade de competição, os 3 (três) orçamentos poderão ser substituídos por uma justificativa técnica fundamentada emitida pelo(a) coordenador(a) do projeto, acompanhada de documentação comprobatória da exclusividade ou do motivo de apenas este fornecedor atender à demanda. Também deverá apresentar um comparativo de preços entre o orçamento apresentado e preços praticados com outros órgãos públicos, pessoas físicas ou jurídicas (com, no mínimo, 3 (três) notas de empenho, notas fiscais ou contratos).” (NR)

“Art. 10.  Os documentos fiscais hábeis, entendidos como tal: notas fiscais e bilhete de passagem rodoviária e/ou aérea, deverão ser emitidos em nome e CPF o (a) coordenador (a) do projeto.

Parágrafo Único. No caso de serviços prestados por pessoa física somente será admitida a substituição da nota fiscal eletrônica por recibo se a legislação municipal não exigir a emissão de nota fiscal, hipótese em que o recibo deverá ser acompanhado da justificativa pelo(a) coordenador(a).” (NR)

“Art. 12º Despesas de custeio são despesas relativas à aquisição de material de consumo, à serviços de terceiros (pessoa física ou jurídica) e ao pagamento de diárias e passagens. São exemplos de despesas de custeio:

.......................................................................................................................................” (NR)

“Art. 15.  A Instituição deve garantir a utilização/disponibilidade dos bens adquiridos no Plano de Trabalho pelo servidor, durante todo o período previsto no edital, ou a quem este delegar ou sucedê-lo.” (NR)

“Art. 16. Toda e qualquer redistribuição que se pretenda dar ao bem, nas hipóteses de conclusão antecipada ou interrupção do projeto, de utilização imprevista ou de alteração do Campus de execução, deverá ser comunicada formalmente pelo servidor à coordenação de ensino/pesquisa/extensão do Campus, que decidirá por sua autorização ou não e ao setor de almoxarifado/patrimônio se o bem já tiver sido incorporado, para conhecimento e providências, conforme o caso.” (NR)

“Art. 18. Em caso de roubo, furto ou dano dos bens adquiridos com o auxílio, produzido por força maior, o(a) servidor(a) formalizará a ocorrência policial (Boletim de Ocorrência), e:

I - em caso de ocorrer antes da incorporação do bem, deverá constar o registro no relatório de prestação de contas; ou

II - em caso de ocorrer após a incorporação do bem, o(a) servidor(a) deverá comunicar o fato ao Setor de Patrimônio da Unidade a que for lotado, que adotará providências na forma da legislação e normativas internas vigentes.” (NR)

“Art. 19.  Ocorrendo a aquisição de material permanente, bem como materiais de consumo não utilizados e adquiridos com os recursos destinados ao projeto de ensino, pesquisa ou extensão, o coordenador(a) do projeto deverá dirigir-se ao setor de almoxarifado da unidade  (Campus ou Reitoria) de execução do projeto, para as providências de doação e patrimoniamento, no prazo de até 26 (vinte e seis) dias de antecedência ao encerramento do exercício fiscal, ou seja, até 5 (cinco) de dezembro do ano de execução do projeto.

Parágrafo único. Quanto aos procedimentos de incorporação dos bens ao patrimônio do Campus, orienta-se que uma cópia dos documentos fiscais constantes do artigo 10 e o Termo de Doação deverão ser juntados aos autos do processo de pagamento do auxílio financeiro e posteriormente à incorporação do patrimônio do Campus, o processo deverá ser tramitado para o setor de contabilidade para que se promova a reclassificação da despesa.” (NR)

“Art. 20 - A.  Os procedimentos de doação com a incorporação ao estoque e ou ao patrimônio da instituição, são:

§1º Encaminhamento do Termo de Doação ao setor de Almoxarifado da unidade;

§2º O Termo de Doação deverá ser preenchido pelo(a) Coordenador(a) do Projeto, contendo o número do edital, o título do projeto e o nome do(a) servidor(a), com a relação dos materiais adquiridos no projeto, mencionando as unidades e quantidades, valor unitário e total, número da Nota Fiscal, e, no caso de bens permanentes, indicar o local (sala, bloco, laboratório) em que o(s) bem(s) ficará(ão) e o nome do servidor responsável pelo Termo;

§3º Anexar a(s) Nota Fiscal(is) e/ou equivalente, em PDF ao Termo de Doação;

§4º A(s) nota(s) fiscal(is) equivalente deve descrever apenas material de consumo ou material permanente, não sendo permitida a existência de material de consumo e permanente no mesmo documento fiscal;

§5º Para os casos de importação de equipamentos, é necessária a comprovação dos valores referente aos bens importados (por meio de contrato de câmbio ou fatura do cartão de crédito ou declaração de importação);

§6º O Termo de Responsabilidade patrimonial, no caso de bens permanentes, deverá ser assinado pelo servidor que assumirá a responsabilidade funcional sobre bem ou conjunto de bens móveis permanentes do IFTM, cujo nome deve ser indicado no Termo de Doação.

Parágrafo único: No caso de bens permanentes, após incorporação ao Patrimônio e recebimento do Termo de Responsabilidade, o mesmo deve ser anexado ao processo de prestação de contas.” (NR)

“Art. 20 - B. A entrega do material será no almoxarifado, salvo quando o mesmo não possa ou não deva ali ser estocado ou recebido, desse modo, o destino do material se fará nos locais designados. Qualquer que seja o local de recebimento, o registro de entrada do material será no Almoxarifado, vide I.N. nº 205, de 1988 – SEDAP.” (NR)

“Art. 25. A apresentação de toda documentação para encerramento do projeto, deverá ser feita conforme prazo definido no edital, constando os seguintes formulários e documentos:

I – (Revogado)

II - Relatório Técnico e Formulário de Prestação de Contas com a relação de materiais, bens ou serviços, acompanhados do termo de cessão e/ou doação e, respectivas, notas fiscais, recibos e guias de recolhimento de tributos em ordem crescente quanto às datas de execução.

.......................................................................................................................................” (NR)

“Art. 30 - A. Toda e qualquer divulgação do projeto financiado pelo IFTM ou com fomento por ele administrado, bem como seus produtos, apresentação de trabalhos, publicação científica, deverão conter indicação da ação efetuada pelo IFTM durante a vigência do projeto, considerando a importância do registro, reconhecimento e publicidade do apoio institucional e destinação de recursos aos projetos de ensino, pesquisa e extensão.” (NR)

Art. 2º  Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação, justificando-se, para fins de  atendimento ao Decreto 10.139/2019, a questão de urgência se trata de motivação para a solicitação de análise e apreciação da norma, em decorrência da dificuldade no processo de prestação de contas, principalmente em compras realizadas eletronicamente.