Avanço na gestão documental marca ações da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos no IFTM Campus Uberaba

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do IFTM Campus Uberaba (CPADOC-URA) concluiu a primeira etapa de elaboração da lista de eliminação dos arquivos da unidade, consolidando um importante avanço na gestão documental institucional. O trabalho, iniciado em 2022, resultou na eliminação de 60 metros lineares de documentos em suporte papel, oriundos das áreas administrativa e pedagógica, provenientes de 14 setores do campus, abrangendo o período de 1953 a 2022.

Para garantir a conformidade dos procedimentos, no dia 12 de março, a CPADOC-URA, presidida pelo Técnico em Arquivo Juno Alexandre Vieira Carneiro, reuniu-se com o arquivista Caio Resende, representante da CPADOC da Reitoria. Na ocasião, foram discutidas orientações e alinhamentos técnicos sobre a eliminação documental. Essa articulação institucional tem sido fundamental para assegurar o cumprimento das normas vigentes.

Caio Resende destacou que "a eliminação de documentos é uma atividade essencial para todo órgão público. Nossas primeiras eliminações foram fruto de um esforço conjunto, que merece ser ressaltado. Seguir as normas arquivísticas vigentes contribui para a segurança da informação, a economia no armazenamento – físico e digital – e o cumprimento das conformidades legais".

Reforçando essa perspectiva, a servidora Simone Reis Mendes, membro da CPADOC-URA, observou que "na gestão dos documentos públicos, tangíveis, se faz necessária a eliminação de documentos que, após avaliação, foram classificados como inservíveis. A gestão documental não diz respeito apenas à guarda, mas também à eliminação do acervo desnecessário, o que contribui para a manutenção e segurança do setor".

Ainda de acordo com a comissão, a experiência tem se mostrado bastante positiva. Juno Alexandre Vieira Carneiro avaliou que "o Campus Uberaba detém considerável volume de documentos não classificados, que remontam às origens da escola, e que a partir de agora já podem ser eliminados". Ele informou, inclusive, que os trabalhos de classificação e avaliação seguem em andamento, com previsão de uma nova lista de eliminação para o próximo ano.

Sob o ponto de vista normativo, todo o processo segue as diretrizes estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão responsável por regulamentar, em âmbito nacional, os procedimentos para eliminação de documentos digitais e não digitais nos órgãos e entidades que integram o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Vale destacar que a eliminação só ocorre após avaliação e seleção realizadas pelas comissões permanentes de cada campus, com posterior aprovação do dirigente máximo da instituição. No caso do IFTM, essa decisão compete ao reitor.

Além disso, as deliberações consideram as normativas do CONARQ, respeitando as especificidades das tipologias documentais próprias das instituições federais de ensino superior e dos institutos federais. As decisões são tomadas de forma coletiva, com a participação de servidores que produzem e custodiam documentos vinculados às atividades administrativas e pedagógicas.

Finalizando o processo, após a elaboração e assinatura da lista de eliminação, publica-se um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos em órgão oficial. Decorrido o prazo legal de 30 dias, realiza-se a eliminação física, seguida da elaboração do Termo de Eliminação de Documentos, que é divulgado internamente e enviado ao Arquivo Nacional (AN).

Diante dos resultados obtidos até o momento, os integrantes da CPADOC-URA celebram os avanços alcançados e reiteram a importância de incentivar as demais unidades do IFTM a elaborarem suas próprias listas de eliminação documental.