Com o objetivo de conscientizar a comunidade do IFTM quanto às boas práticas de segurança e privacidade no uso de ferramentas de webconferência, a fim de minimizar incidentes e possibilitar a averiguação, por órgãos competentes, de possíveis ocorrências, a Diretoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (DTIC), através da Coordenação de Governança e Segurança da Informação e Comunicação (CGSIC), apresenta as seguintes orientações no gerenciamento de reuniões. Este guia foi apreciado e aprovado pelo Comitê de Segurança de Tecnologia da Informação e Comunicação.
As recomendações são sugestões aos organizadores de eventos, que por sua vez, têm a liberdade de escolher o modo que lhes parecer mais adequado a agir.
| PASSO 1 |
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Deixar claro aos participantes sobre as regras para a participação, |
| PASSO 2 |
| Se o professor julgar necessário, realizar a gravação da aula. Esse processo facilita na identificação dos responsáveis pelo incidente. |
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| PASSO 3 |
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Utilize sempre sua conta institucional para criar ou participar de eventos pois o uso de contas externas não permite qualquer tipo de rastreamento ou auditoria. |
| PASSO 4 |
| Caso o evento seja destinado aos estudantes do IFTM, incentive-os utilizar os e-mails institucionais (@estudante.iftm.edu.br) e negue, sempre que possível, a participação de usuários externos ou anônimos que não tenham sido convidados previamente. |
| PASSO 5 |
| Não compartilhe links de reuniões de maneira pública a não ser que seja extremamente necessário. |
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| PASSO 6 |
| Se você precisar compartilhar publicamente uma captura de tela da reunião, verifique se o URL na barra de endereço do navegador foi removido da imagem. |
| PASSO 7 |
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Recomenda-se, sempre que possível, o envio dos convites para o evento do Google Meet apenas pelo e-mail institucional ou pelo Google Agenda. |
| PASSO 8 |
| Verifique e só aceite os novos participantes que você reconhecer antes de autorizá-los a participar de um evento. |
| PASSO 9 |
| Caso não seja possível realizar, simultaneamente, moderação e apresentação da reunião, defina previamente um moderador para auxiliá-lo. Entretanto, é necessário verificar se a plataforma utilizada permite que o criador da reunião definir outra pessoa como gestor, caso contrário será necessário que o moderador crie o evento na plataforma. |
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| PASSO 10 |
| Se você perceber um comportamento indevido durante um evento online, use os controles de segurança do moderador para desativar o som do participante ou removê-lo da reunião. |
| PASSO 11 |
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Se necessário, é possível bloquear o chat ou a possibilidade de compartilhamento de tela por outros usuários. |
| PASSO 12 |
| Não compartilhe informações pessoais durante o evento, como senhas, números de contas bancárias e cartões de crédito ou até mesmo seu aniversário e seu telefone. Respeite, também, a privacidade dos participantes. |
| PASSO 13 |
| Nunca compartilhe capturas de tela com imagens dos participantes sem os seus consentimentos. |
| PASSO 15 |
| Para eventos onde houver participação de vários membros da comunidade externa e que a interação via chat for suficiente, recomendamos: |
| PASSO 15.1 |
| Que a reunião seja transmitida em alguma plataforma de broadcast (YouTube, Facebook), ou seja, que apenas o moderador e os apresentadores participem via webconferência e que os espectadores acompanhem a transmissão pelo site do broadcast; |
| PASSO 15.2 |
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Que os comentários da transmissão sejam bloqueados e que as perguntas dos espectadores sejam enviadas via formulário do Google, cujo link deve ser disponibilizado na descrição da transmissão da reunião. Ou seja, caso os espectadores tenham algum questionamento, poderão fazê-lo preenchendo o formulário do Google que foi criado especificamente para o evento em si, desta forma, o moderador poderá acompanhar as perguntas enviadas pelo formulário e poderá filtrar perguntas ou comentários indesejados. |
| PASSO 15.2.1 |
| O bloqueio de comentários dos usuários no chat ou do próprio chat como um todo, se necessário, é mais simples e efetivo na plataforma de broadcast (YouTube, Facebook) que em relação às plataformas de webconferências. |
| PASSO 16 |
| Clique aqui para visualizar o Guia de Boas Práticas para Webconferência. |
