Diretoria de Comunicação promove 1º Encontro das Comissões de Cerimonial e Eventos do IFTM

O Instituto Federal do Triângulo Mineiro (IFTM) promove muitos eventos ao longo do calendário acadêmico em todos os campi e um órgão muito importante no desenvolvimento dessas ações são as comissões de cerimonial. A Reitoria conta com uma Coordenação de Cerimonial e Eventos e cada campus possui uma comissão local de cerimonial, que fica responsável por prestar apoio em diferentes eventos, sobretudo nas colações de grau. Servidores responsáveis por esses órgãos se reuniram na Reitoria nos dias 30 de setembro e 01 de outubro para alinhar diretrizes e trocar ideias sobre questões relativas à cerimonial do IFTM.

O encontro contou com representantes de praticamente todos os campi do Instituto e foi o primeiro desde que a Coordenação foi recriada no IFTM, a partir da última revisão do Regimento-Geral, aprovada no dia 28 de junho de 2024. Durante a reunião, os servidores conheceram a estrutura atual da Diretoria de Comunicação Social, a qual a Coordenação está vinculada, assim como estudaram documentos relacionados e regras de cerimonial e eventos na estrutura federal do poder público. Além disso, cada campus pôde compartilhar um pouco de sua realidade e dificuldades encontradas na área de cerimonial e eventos. No segundo dia, discutiu-se normas para colações de grau e formaturas e os servidores envolvidos participaram de capacitação sobre cerimonial. O evento contou com a participação de 15 servidores do IFTM.

Ana Clara Santos, Diretora de Comunicação Social do IFTM, explica que a Diretoria está estruturada em três coordenações: Editora IFTM, Comunicação Social e Cerimonial e Eventos. Segundo ela, percebeu-se a necessidade de reestruturar a parte de eventos, sobretudo após a pandemia, que teve muito impacto nesse tipo de atividade e esse encontro com as comissões de cerimonial é um marco para o planejamento dessas ações.

“Nós propusemos esse encontro por vários motivos. Primeiro para que os servidores se conhecessem, para que nós pudéssemos propor um trabalho integrado com todas as comissões de cerimonial e eventos do IFTM. Além disso, para saber as dores e as dificuldades que cada comissão no seus campi enfrentam. A partir daí, será possível criar um plano estratégico, rever resoluções de acordo com a realidade, criar procedimentos e manuais para melhorar essa área cada vez mais no Instituto”, explica Ana Clara. 

O encontro contou com uma breve participação do reitor Marcelo Ponciano e do pró-reitor Flávio Caldeira, que se apresentaram para reforçar a importância das comissões de cerimonial para o fortalecimento da identidade institucional. Ponciano cumprimentou os participantes e destacou que essas comissões são um cartão de visitas do IFTM para a comunidade externa e até interna.

“A atividade de vocês é estratégica para nossa instituição. Vai muito além de organizar um momento, vocês levam o nome da instituição para a comunidade por meio do evento. A imagem que nós passamos em nossos eventos é a imagem que é formada na comunidade interna e externa. Vocês são os óculos com os quais a comunidade nos vê, por isso esses momentos de encontro, nos quais vocês alinham o plano estratégico e alinham ações, fazem com que esses óculos fiquem mais claros em relação à imagem que nossa instituição quer passar”, afirmou o reitor. Caldeira, por sua vez, destacou a importância de valorizar os momentos de colação coletiva de grau em todos os campi como fortalecimento da imagem institucional e divulgação dos cursos.

A coordenadora de Cerimonial e Eventos do IFTM, Cíntia Franzin, por sua vez, destacou justamente que a área não se limita à organização de eventos e atividades, mas é um instrumento estratégico para apresentar a Instituição. “O cerimonial é uma ferramenta estratégica para dar visibilidade à instituição, tanto internamente, quanto externamente. Quando a gente está alinhado é possível falar uma mesma linguagem sobre quem somos, quais são os nossos objetivos, nossa visão e nossa missão. Com a realização de bons eventos e com todo mundo trabalhando de forma alinhada e padronizada, a gente consegue transmitir de forma mais clara o que é o IFTM”, afirma a servidora formada em Relações Públicas.

Sintonia institucional

Ana Clara Santos ainda destaca que um ponto forte da reunião foi perceber que o setor de Cerimonial e Eventos não se encerra em si, mas precisa de um fino alinhamento com outras áreas do IFTM para funcionar de maneira adequada. “A área de Cerimonial e Eventos precisa ter uma atuação sistêmica, pois precisamos trabalhar com outros setores para caminhar. Precisamos, por exemplo, pensar o cerimonial junto com as CRCAs (Coordenações de Controle e Registro Acadêmicos), com a Direções-Gerais, com os coordenadores de curso e organizadores de eventos. Para mim, o que fica de mais importante é a percepção de que precisamos trabalhar de forma integrada, tanto entre as comissões, como entre diversos setores, para ter êxito nessa área”, afirma.

A Diretora destacou que todos conseguiram compartilhar suas experiências durante a reunião e também se mostraram interessados em fortalecer o trabalho. Vinícius Felipe Oliveira, presidente da Comissão de Cerimonial e Eventos do Campus Patrocínio, foi um dos participantes da reunião e ressaltou a importância do encontro. “Avalio que o encontro foi melhor do que eu esperava, justamente pela troca de experiências presencial, pois a gente tem muita coisa em comum, apesar de todas as peculiaridades de cada campus. Essa interação com outros campi, a aproximação com a Reitoria, faz com que eu, como presidente da comissão, volte pensando que o futuro pode ser de avanços, o sentimento é esse”, avalia.